Cómo funciona VeriFactu

1. Registro y preparación del software

Antes de nada, necesitas un software compatible con VeriFactu. Esto puede ser:

• Una plataforma ya adaptada (por ejemplo, VeriFactu NetBSS).
• Tu ERP o sistema interno, tras integrarlo con una API compatible.

Qué hace el software en este punto

• Registra los datos fiscales de la empresa (NIF, razón social).
• Configura la numeración y las reglas de facturación.
• Prepara el mecanismo de firma/encadenado que exige la normativa.

2. Creación de la factura en tu sistema

Cuando emites una factura, el software genera un registro con todos los campos obligatorios:

• Datos del emisor y receptor (NIF, nombre).
• Fecha y número de factura.
• Líneas: descripción, cantidad, precio unitario, impuestos.
• Totales y forma de pago.

Importante: el PDF visible para el cliente es independiente del registro técnico que se envía a VeriFactu; lo esencial es que el registro técnico contenga toda la información estructurada requerida.

3. Firma y encadenamiento (garantía de integridad)

Antes de enviarla, el sistema aplica medidas técnicas que garantizan que la factura no podrá ser modificada sin dejar rastro:

• Hash o huella digital de la factura (resumen criptográfico).
• Encadenamiento: cada registro puede enlazarse con el anterior para evitar reordenaciones o manipulaciones.
• Firma técnica cuando la normativa lo exige.

Estas acciones proporcionan la prueba de integridad de la factura.

4. Generación del registro técnico (formato estructurado)

El software genera un registro técnico (JSON/XML u otro formato estándar) que contiene:

• Metadatos de la factura.
• Resultado de la firma/encadenado.
• Identificadores técnicos útiles para trazabilidad.

Este registro es lo que finalmente se comunica a VeriFactu (la AEAT).

5. Envío a VeriFactu (automático o bajo demanda)

Existen dos formas habituales de envío:

• Envío automático en el momento de emisión: el software envía el registro tan pronto se genera la factura.
• Envío agrupado o bajo demanda: el software almacena registros y los envía en lote o cuando se solicita.

Nuestra plataforma soporta ambas opciones y ofrece control total sobre el proceso.

6. Recepción y validación por parte de la AEAT

La Agencia Tributaria recibe el registro y lo valida frente a sus reglas de integridad y formato. Tras la validación puede:

• Aceptar el registro y devolver un acuse con un identificador.
• Rechazarlo por error de formato o inconsistencia, solicitando corrección.

En caso de rechazo, el sistema muestra el motivo para que se pueda corregir y reenviar.

7. Registro definitivo y trazabilidad

Cuando la AEAT acepta el registro:

• La factura queda registrada oficialmente en el sistema de control tributario.
• Se almacena la traza: fecha de envío, respuesta, identificadores y cualquier incidencia.
• Cualquier intento de modificación quedará documentado; para corregir se usan facturas rectificativas.

Esto garantiza que la empresa dispone de un historial inalterable y auditable.

8. Gestión de incidencias y facturas rectificativas

Si detectas un error en una factura ya enviada:

• No se borra ni se modifica la factura original.
• Se emite una factura rectificativa vinculada a la original.
• El registro de la rectificativa se envía igualmente a VeriFactu, quedando todo trazado.

El sistema facilita la creación y el envío de rectificativas para cumplir la normativa.

9. Informes, auditoría y control interno

Tras la implantación tendrás acceso a:

• Historial completo de envíos y acuses.
• Reportes de facturación por periodos y por empresa (si gestionas varias).
• Descarga de registros en caso de inspección o auditoría.

Esto simplifica la gestión contable y las posibles comprobaciones fiscales.